Depuis 1er janvier 2005, les entreprises peuvent répondre sous forme électronique mais peuvent aussi continuer de répondre aux marchés publics sous forme papier. Les personnes publiques sont contraintes d’accepter une candidature électronique. L'article 56 du Code des Marchés Publics dispose que « les candidatures et les offres peuvent également être communiquées à la personne publique par voie électronique ».

Un Appel d’offres en ligne permet d’émettre ou de recevoir par Internet l’ensemble des documents et bordereaux y compris les plans dans des formats prédéfinis par l’acheteur. Ces outils garantissent une meilleure efficacité et transparence dans le traitement des offres. Pour répondre en ligne, le fournisseur doit se doter d’une signature électronique (certificat électronique de signature) auprès d’un organisme agrée par l’Administration.

Un appel d’offres en ligne est ouvert ou fermé selon le type de procédure utilisée par l’acheteur.

Les offres publiques se répartissent en deux catégories :

les marchés dits « à une procédure adaptée » (MAPA) se situent en dessous du montant de 230 000 euros. Ces MAPA représentent jusqu’à 70% du montant total des achats de certaines collectivités. Le recours à la signature électronique des réponses aux offres présentées selon ces procédures, n’est pas obligatoire dans le cadre d’une réponse dématérialisée

les marchés publics concernant des montants supérieurs au seuil de 230 000 euros imposent des règles plus contraignantes, tant du point de vue du dossier que de la procédure. Le recours à la signature électronique des réponses aux offres présentées selon ces procédures est obligatoire dans le cadre d’une réponse dématérialisée.

Répondre à des appels d’offres publics de manière dématérialisée nécessite pour l’entreprise de s’être au préalable doté des outils nécessaires tels que les certificats électroniques, ainsi que des documents numérisés constitutifs du dossier de réponse tels que les formulaires (DC4, DC5, etc.), les déclarations, les attestations (sociales, fiscales et légales), ainsi que d’autres supports tels que plaquette commerciale, CV, références, éléments techniques et financiers, RIB, etc.

Le traitement d’une offre publique de façon dématérialisée présente, tant du point de vue de l’acheteur public que du celui du fournisseur un certain nombre d’avantages significatifs.

L’appel d’offre en ligne permet de réduire les coûts de réponse à un Appel d’offres et les délais de transmission et de garantir l’horodatage de la réception.
Le fournisseur ne peut envoyer une offre papier et une offre électronique sous peine de nullité mais peut envoyer 2 offres électroniques successives. Le Président de la Commission d’Appel d’Offre analysera les différences et ou les complémentarités et tranchera. L’appel d’offres incite les acteurs à une plus grande déontologie et rigueur dans les échanges. Pour un acheteur, gérer ses appels d’offres en ligne signifie ouvrir ses marchés à la concurrence. Pour un fournisseur, répondre à un Appel d’offres en ligne est une opportunité d’entrer dans une nouvelle collectivité soumis au Code des Marchés Publics.

Répondre à un marché public de façon dématérialisé présente trois types d’avantages pour les PME.

Les gains de productivité permettent un meilleur accès à l’information sur la commande publique, le retrait immédiat du DCE, une réponse facilitée, et un dépôt en temps réel du DCE après obtention du certificat électronique

Les gains financiers se constatent en terme de diminution des coûts de transmission et de récupération ainsi que dans la capacité d’accès aux enchères inversées qui, certes, exercent une pression plus forte sur les prix, mais offrent une plus grande transparence : chacun sait où il se trouve par rapport à la meilleure offre et peut savoir en temps réel sa marge de manœuvre.

Enfin, des gains organisationnels en résultent en raison de l’augmentation du nombre de candidatures et de la réduction des délais de transmission