« Avec 40% de notre chiffre d’affaires réalisé sur le secteur de la gestion des réponses aux appels d’offre de marchés publics pour nos entreprises clientes depuis 6 années, Dialexis a acquis une expertise reconnue dans ce domaine dont je livre les règles suivantes.

Les offres publiques répartissent en deux catégories :

Les marchés dits « à une procédure adaptée » (MAPA) se situent en dessous du montant de 230 000 euros, ce montant est reconductible sur une année supplémentaire. Ces MAPA représentent jusqu’à 70% du montant total des achats de certaines collectivités.
La publication des MAPA est effectuée par de multiples canaux, sur les sites de collectivités ainsi que via le BOAMP.
Le recours à la signature électronique des réponses aux offres présentées selon ces procédures, n’est pas obligatoire dans le cadre d’un réponse dématérialisée. Néanmoins, l’utilisation d’un certificat électronique de signature et de chiffrement ainsi que l’horodatage constitue le moyen d’éviter toute contestation quant à l’intégrité du message, l’identité de son signataire et la date et l’heure de l’envoi.

Les marchés publics concernant des montants supérieurs au seuil de 230 000 euros imposent des règles plus contraignantes, tant du point de vue du dossiers que de la procédure imposés.
Ces marchés impliquent notamment la constitution d’une Commission d’appel d’offre qui en fixe les conditions.
La réponse à ces offres se fait selon la « procédure des plis » en fonction du montant, de la nature et de l’importance du marché. L’ouverture des plis se fait selon l’ordre suivant : tout d’abord les plis concernant le profil et la localisation de l’entreprise ; puis les plis relatifs à l’adéquation de l’équipe proposée avec l’intervention ; ensuite les plis relatifs à la pertinence du contenu de la proposition par rapport au besoin exprimé ; enfin, les derniers plis concernent le coût de la prestation.
La publication des MAPA est effectuée via le BOAMP.
Dans le cadre d’un réponse dématérialisée, le recours à la signature électronique des réponses aux offres présentées selon ces procédures est obligatoire.

La mise en œuvre d’un processus de réponse à un appel d’offre de marché public implique un temps de travail d’environ deux semaines, l’immobilisation d’une ou deux personnes de l’entreprise, et d’un investissement financier comprenant le coût des documents et celui des envois notamment en recommandé avec accusé de réception. Elle se déroule selon les phases suivantes :

1 - Mise en place d’une veille comprenant :

• Consultation systématique de l’ensemble des parutions concernant le marché de l’entreprise souhaitant soumissionner
• Abonnement en ligne à tous les sites de publications des offres publiques
• Inscription de l’entreprise soumissionnaire auprès des acheteurs publics en rapport avec son champ d’action, cette inscription aura pour effet de recevoir une alerte en cas de publication d’une offre dans un champ pré-sélectionné

2 - Consultation et étude des appels d’offre :

• Premier niveau d’étude : évaluation des critères de capacité d’action de l’entreprise par rapport aux offres
• Sélection ou rejet des offres en fonction de leur intérêt pour l’entreprise

3 – Réponse à un appel d’offre sélectionné

• Envoi du dossier de présentation de la structure et de ses références
• Attente de la réponse déterminant si l’entreprise a été admise à soumissionner

4 - Si l’entreprise est admise à soumissionner, elle reçoit le cahier des charges de l’appel d’offre présentant la structure demanderesse et ses besoins :

• Etude approfondie du cahier des charges, le travail d’étude en équipe est un plus
• Contact systématique de la personne chargée de répondre aux entreprises qui soumissionne à l’appel d’offre afin de vérifier la pertinence de l’analyse du cahier des charges : cette démarche permet de limiter les risques d’erreur et d’interprétation erronée

5 – Réponse au cahier des charges :

• La réponse doit être systématiquement élaborée dans le cadre d’un travail en équipe
• Une personne sera chargée de la gestion des dossiers de pièces : formulaires, documents, trames par sujet, documentation »