Afin de permettre aux entrepreneurs qui soumissionnent pour la première fois à un appel d’offre publique, nous présentons dans cette rubrique un survol des étapes à respecter pour répondre à une offre publique de façon dématérialisée.

Les principales étapes pour répondre

Acquisition certificat électronique et numérisation des principaux documents	Pose d’alerte et Recherche des Avis Appel Public Concurrence	Consultation de l’avis d’Appel d’offre et Récupération du DCE (CCTP/RC)	Préparation de l’offre et Dépôt électronique de candidature	Archivage de la réponse	Négociation Finale Enchère éventuelle	Consultation Électronique de l’avis d’attribution

• Se munir d’un certificat électronique référencé (délais et coûts variables)
• Télécharger des outils mis à disposition pour utiliser les plate-formes de dématérialisation, il est parfois obligatoire pour pouvoir consulter les offres et préparer sa réponse.
• Se référencer, s’inscrire ou s’abonner en ligne pour recevoir ou prendre connaissance des appels d’offres.
• Poser des alertes pour être automatiquement informé des avis d’appels d’offres correspondant à une liste de critères d’activité, de type de marché, de région, etc. : BOAMP, Journaux d’annonces légales, Vecteur Plus, Marchés on line, Double Trade, etc.
• Préparer tous les documents constitutifs de l’offre sous forme papier et/ou électronique (plaquettes de présentation, lettre d’engagement, spécifications techniques, éléments financiers, DC4, DC5, etc.), les numériser, composer différents types de dossiers de réponse selon les typologies.

Rechercher une consultation

- Saisir les critères de recherche, indiquer le type de procédure, de marché, le type de biens ou services recherchés
- Effectuer un premier tri en consultant la liste des marchés disponibles.
- Télécharger le cahier des charges de l’offre sélectionnée (en totalité ou partiellement selon les plate-formes).

Consulter l’avis d’appel d’offres

Télécharger le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE). Le DCE inclut le règlement de la consultation, la lettre de consultation, le cahier des charges, les documents et les renseignements complémentaires souhaités par la personne publique à l’origine de l’appel d’offres.

Préparer en ligne son dossier de candidature

- Des demandes de clarification avec l’acheteur sont possibles, tracées et tous les fournisseurs sont informés des réponses fournies. Le cas échéant, l’acheteur émettra une révision de son appel d’offres en ligne pour prendre en compte les remarques des fournisseurs (doc. manquant par exemple).
- Se former sur l’outil dématérialisé et simuler si possible le dépôt de candidature pour ne pas être surpris au moment final.
- Comme pour répondre à un appel d’offres traditionnel, le fournisseur peut inclure tous les éléments qualitatifs de son offre, soit dans des bordereaux pré formatés, soit dans des champs libres (texte, document joint, etc. selon les formats de fichier définis par l’acheteur et non discriminatoires)
- Les fournisseurs doivent respecter dans leur réponse les champs indiqués dans le bordereau de prix mis à leur disposition par l’acheteur. Des variantes peuvent être acceptées si cela a été préalablement indiqué par l’acheteur.
- Identifier les critères de sélection et la possibilité d’enchère inversée finale (uniquement pour les marchés de fournitures).
- Constituer la ou les enveloppes, la réponse se compose des documents habituels sous forme de fichiers électroniques insérés dans l’enveloppe électronique proposée par l’outil de dématérialisation : insérer les documents dans les enveloppes créées (formulaires, lettre d’engagement, éléments financiers, spécifications techniques).

Déposer sa candidature

- Signer électroniquement les documents composant la candidature.
- Vérifier le dépôt en consultant l’accusé de réception électronique horodaté (preuve de l’envoi faisant apparaître la date et l’heure).

Archiver électroniquement une copie du dossier envoyé, l’accusé de réception électronique et la réponse apportée.

Dernière précision pour compléter cette méthodologie : dans le cas d’une candidature conjointe de plusieurs entreprises à un appel d’offre, chaque partie devra disposer d’un certificat de signature électronique pour répondre de façon dématérialisée. Par conséquent, la candidature conjointe se fait en « tout électronique » ou en « tout papier ».